Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679, „DSGVO“) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“).

Diese Datenschutzhinweise gelten für personenbezogene Daten von Personen, mit denen wir Vertrags- oder Geschäftsbeziehungen eingehen, sowie von Organen, Geschäftsführern oder anderen Mitarbeitern unserer Vertrags- oder Geschäftspartner, die wir im Rahmen von bestehenden oder sich anbahnenden Vertrags- und Geschäftsbeziehungen verarbeiten. Hierzu gehören u.a. bestehende und potenzielle Dienstleister, Lieferanten, Berater oder bestehende Kooperationspartner oder anderweitige Partnerunternehmen.

ProVersichert GmbH | Mergenthalerallee 73-75, 65760 Eschborn | Tel. +49 6196 9994534 | Mail: info@proversichert.com

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist unter der o.g. Anschrift, z. Hd. des Datenschutzbeauftragten, oder per E-Mail an datenschutz@proversichert.com zu erreichen.

Wir verarbeiten in erster Linie solche personenbezogenen Daten, die uns die betroffenen Personen im Rahmen von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen selbst zur Verfügung stellen oder die wir von dem jeweiligen Dienstleister oder Lieferanten erhalten (z.B. von Ihren Kollegen, mit denen wir bereits in Kontakt stehen), etwa im Rahmen der Bearbeitung einer Anfrage. Zudem bearbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handelsregister, Internet) oder von Dritten (z.B. Kreditauskunfteien, Geschäftspartner) erhalten.

Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Personenstammdaten (wie z.B. Name, Vorname, Anschrift, Bankverbindung, Rechnungsanschrift, Steuernummer / Umsatzsteuer-Identifkationsnummer) und Kommunikationsdaten (wie z.B. Telefonnummer, E Mailadresse). Darüber hinaus können dies auch Vertrags- oder Auftragsdaten (z.B. Umsatzdaten, Volumen, Planmengen), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten) Daten zu Ihrer Person (z.B. Geschäftsinteressen, Beruf, Branche, Position, Aufgaben und Befugnisse) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

Der Umfang der zu einer Person verarbeiteten Daten variiert dabei je nachdem, in welcher Funktion die Person uns gegenüber auftritt, etwa welche Position sie bei dem jeweiligen Geschäftspartner bekleidet.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

In Einzelfällen verarbeiten wir Daten, weil Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung von mit Ihnen oder Ihrem Beschäftigungsunternehmen abgeschlossenen Verträgen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Hierzu gehören insbesondere:

- Kauf- und Lieferverträge (z.B. Bearbeitung von entsprechenden Angeboten und Anfragen, Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Vertragsunterlagen, Abrechnung und Abwicklung von Zahlungen).

- Dienstleistungs- und Werkverträge sowie andere Auftragsverhältnisse (z.B. Bearbeitung von entsprechenden Angeboten und Anfragen, Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Vertragsunterlagen, Abrechnung und Abwicklung von Zahlungen, Versendung von Informationsschreiben).

Weitere Datenverarbeitungen erfolgen aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher und anderer gesetzlicher Kontroll- und Meldepflichten, sowie der Prüfung durch Steuer- oder andere Behörden und zur Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Zur Wahrung unseres im Rahmen einer Interessenabwägung überwiegenden berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten wir Ihre Daten auch zu folgenden Zwecken:

- Optimale Kontaktbetreuung / -beziehung, auch bezüglich der Mitarbeiter unserer Geschäftspartner;

- Optimierung unserer Geschäftsprozesse, z.B. im Rahmen eines „Customer Relationship Managements“;

- Zentralisierung bzw. Auslagerung von Unternehmensfunktionen;

- Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken in unseren Geschäftsprozessen durch Konsultation von Auskunfteien (wie z.B. SCHUFA, Creditreform, Bürgel), Bankauskünfte (z.B. Kontoauszüge) sowie der Ermittlung von Scorewerten (Profiling), die uns dabei unterstützen, die Wahrscheinlichkeit auf Grundlage eines anerkannten mathematisch-statistischen Verfahrens zu bewerten, inwiefern Vertragspartner ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen werden;

- Geltendmachung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

Unter Umständen erfolgt (über die bereits zuvor genannten Fälle hinaus) eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken; im Einzelnen:

- Wenn es zur Aufklärung oder Verfolgung rechtswidriger bzw. missbräuchlicher Vorfälle erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an unsere rechtlichen Berater, die Strafverfolgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch dann stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von vertraglichen Regelungen zwischen uns und unseren Vertrags- und Geschäftspartnern dient.

- Wir sind zudem verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind vor allem Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden.

- Sofern es für die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder den Abschluss bzw. die Durchführung eines Vertrags- oder Geschäftsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, sowie im Falle zentralisierter bzw. ausgelagerter Unternehmensfunktionen können Ihre Daten für die Erfüllung der obengenannten Zwecke an mit uns verbundene Unternehmen weitergegeben werden.

- Gelegentlich sind wir für die Erfüllung der in diesem Datenschutzhinweis beschriebenen Zwecke bzw. der Erbringung unserer Leistungen auf unter Umständen außerhalb der EU bzw. des EWR ansässige, vertraglich verbundene Fremdunternehmen oder anderweitige Kooperationspartner sowie externe Dienstleister angewiesen, z.B. Makler, IT-Dienstleister, Wirtschaftsberater und Finanzinstitute. In solchen Fällen werden Informationen an diese Unternehmen bzw. Einzelpersonen weitergegeben, um diesen die weitere Bearbeitung zu ermöglichen. Soweit es sich dabei um Stellen außerhalb der EU handelt, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau etwa durch den Abschluss entsprechender Verträge mit dem Datenempfänger sicher.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten während der Dauer Ihrer Beschäftigung bei einem unserer Geschäftspartner, jedoch nicht länger als bis zur endgültigen Beendigung der jeweiligen Geschäftsbeziehung zwischen und uns ihrem Beschäftigungsunternehmen. Vorgangsbezogene Informationen (etwa bezüglich eines konkreten Vertrags- oder Auftragsverhältnisses) löschen wir nach Beendigung des jeweiligen Vorgangs, z.B. Erfüllung eines Liefervertrages, mit einer Frist von drei Jahren nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres, es sei denn diese unterliegen längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (etwa der sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrung gemäß § 257 des Handelsgesetzbuches); in einem solchen Fall werden die betroffenen Daten für jegliche weitere Verarbeitung gesperrt.

Sie haben das Recht, gemäß Art. 15 DSGVO jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen stehen Ihnen ebenso die folgenden Rechte zu:

- das Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO

- das Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO

- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO

- das Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO

Darüber hinaus können Sie einer Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Dies gilt jedoch lediglich in solchen Fällen, in denen wir eine Datenverarbeitung zur Wahrung unseres berechtigten Interesses vornehmen. Falls Sie einen solchen Grund vortragen können und wir kein zwingendes, schutzwürdiges Interesse an der weiteren Verarbeitung geltend machen können, werden wir diese Daten für den jeweiligen Zweck nicht weiter verarbeiten.

Sie haben ferner das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.